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Trier et classer ses papiers administratifs… Voici une activité pour laquelle nous avons plutôt tendance à procrastiner. Et ils sont là, à s’entasser sur une table, un bureau, dans l’entrée, en attendant que l’on daigne s’en occuper…
Globalement, la gestion de la paperasse arrive en première position en terme de tâche procrastinée. Souvent, en effet, nous détestons nous y mettre au tri des papiers. Pourtant, il est tout de même indispensable de se lancer pour éviter d’avoir un monticule de papiers qui se forme. Alors si c’est ton cas, d’avoir un pile instable de papiers à classer, traiter, trier, ici je vais te donner des tuyaux pour repenser ton organisation.
Dans le but de se faciliter la tâche quand il s’agit de faire une recherche spécifique, comme une ordonnance par exemple, ça aide grandement d’avoir un système de classement maintenu en ordre dans le temps. Pour y arriver, je reconnais qu’il faut y consacrer du temps et de l’énergie.
Alors comment trier et classer ses papiers administratifs ? Je te donne mes conseils pour avoir une organisation fonctionnelle. Comme pour tes objets, chacun de tes papiers a une place qui doit lui être attitré. Je vais t’aider à faire ce tri efficacement.
Comment diminuer la quantité de papiers reçus ?
Avant d’évoquer le traitement des papiers, je te conseille de réfléchir à ton flux d’entrée de paperasse. Car oui en effet, la première grande aide pour simplifier la gestion de ces papiers est de diminuer, refuser et minimiser les entrants ! Donc comment est-il possible d’en recevoir au minimum ?
Déjà, pour te faciliter la tâche, songe à apposer un autocollant « Stop Pub » sur ta boîte aux lettres. Ainsi, on diminue grandement le volume de courriers reçus.
Puis analyse le type de courriers que tu reçois. Abonnements, publicités, catalogues, associations caritatives… Pour annuler ces réceptions, il suffit d’envoyer un e-mail au service client concerné et de leur demander l’arrêt de l’envoi.
Comment bien gérer ses papiers quotidiennement ?
Tous les jours, nous recevons de nombreux courriers. Que cela soit de la publicité, des factures, des courriers d’information, des cartes postales, tu dois prendre le temps de traiter chacun d’eux au quotidien.
Comment trier et classer ces papiers et documents dès réception ?
Concrètement, tu peux préparer quatre paniers pour classer ces papiers :
Les documents à jeter : inutile de conserver des papiers qui viennent t’envahir inutilement. Publicité, flyers, enveloppes des courriers peuvent directement aller dans la poubelle de recyclage. Par ailleurs, tu peux jeter les papiers administratifs reçus également par voie numérique ou que tu peux télécharger. Je pense aux relevés de comptes bancaires, par exemple.
Les documents à traiter : Parmi les courriers que tu reçois, il y en a qui demandent à être traité. Factures, formulaires à compléter pour être retournés à son expéditeur, chèque à encaisser ! Tu dois donc leur réserver une corbeille spécifique « A traiter ». Pour cela, il est conseillé de se caler un créneau chaque semaine pour s’en occuper.
Les papiers administratifs à conserver : Tu n’as aucun traitement à faire avec ces documents, mais ils doivent être conservés. Bulletins de salaire, avis d’imposition, quittances de loyer, documents médicaux ! Pour ceux-ci, prévois une banette « A ranger ». Au même moment que le traitement des documents, tu peux en profiter pour classer ceux-là dans ton système d’archives.
Les courriers souvenirs : Ce sont les courriers que l’on aime recevoir et que l’on a envie de garder en souvenir. Une carte postale de vacances, un faire-part de naissance, une carte d’anniversaire, une lettre d’amour ! D’ailleurs, on aimerait bien en recevoir plus souvent !
Maintenant que nous avons les quatre types de courriers que tu reçois, il faut maintenant réfléchir à comment les organiser au quotidien.
Comment organiser sa paperasse ?
Le mieux est de tout centraliser au même endroit. Dans l’entrée, ton bureau, dans le salon ? Il faut que le lieu soit le plus approprier, dans lequel tu passes quotidiennement. Et comme d’autres membres du foyer peuvent aussi récupérer le courrier, il faut donc un endroit connu et accessible de tous.
Ensuite, il faut ranger ces documents. Pour ceux que tu dois jeter, rien de plus simple que de les déposer dans la poubelle de tri. Pour les courriers que tu souhaites jeter, mais qui contiennent des informations privées, il est possible d’investir dans un broyeur de papier qui assurera une sécurité totale. Ou bien, simplement de déchirer en plusieurs morceaux ces documents confidentiels !
En ce qui concerne les trois autres catégories de papiers, tu dois les ordonner de façon claire afin que chaque membre de la maison, comprenne le fonctionnement de classement que tu as imaginé. Il existe différents systèmes de rangement tels que des porte-revues, des bannettes, ou encore des corbeilles. Il est judicieux de dédier une corbeille par statuts de traitement : À traiter – En cours – A classer.
Comment ranger et conserver ses papiers administratifs ?
Il faut maintenant passer au classement durables des documents. Alors, en effet, si tu es en retard dans ce rangement, cela risque de te prendre du temps. Cependant, il est indispensable de te lancer pour que ta table, étagère ou bureau évite cette encombrement de papiers. Le but en maintenant l’ordre dans tes papiers, est de te faciliter tes recherches.
Quel type de rangement utiliser ?
Pour le rangement de tes papiers administratifs, il existe de nombreuses solutions :
👉🏼 Des classeurs que tu peux dédier à chaque catégorie. À l’intérieur, tu peux ranger tes documents dans des pochettes plastiques ou les perforer, et y mettre des intercalaires pour séparer en sous-catégories. De cette manière, il est facile de les ranger verticalement dans une armoire.
👉🏼 Par des chemises ou des pochettes à rabats en cartons qui sont légères. Faciles à ranger ! Épaisses ou non, il est possible d’avoir plusieurs dimensions. Bien pratique car suivant la catégorie, nous pouvons avoir une quantité plus ou moins importante de papiers. Tu peux dédier une pochette par catégorie et à l’intérieur mettre des pochettes en papier pour les sous-catégories.
👉🏼 Avec des ranges-revues, en carton, métal ou bois, pour les grands thèmes, dans lesquelles placer des chemises pour les sous-catégories.
👉🏼 Des dossiers suspendus qui permettent une visualisation simple et rapide. Malgré tout ce type de classement nécessite des meubles spécifiques.
👉🏼 Un petit carton, plus ou moins épais, dans lequel tu peux déposer tous les papiers que vous souhaitez conserver en souvenir. Idéal pour les archives à garder toute sa vie !
Ces solutions de rangements sont aussi cumulables suivant les catégories. Que se soit en grande surface ou en magasin de bureautique, ces produits sont facilement trouvables. Et il y en a pour tous les goûts !
Ainsi, nous pouvons avoir un range-revue pour le thème de la maison, dans lequel, nous mettons des pochettes cartonnées, pour des sous-catégories, comme une pour l’électricité par exemple. Puis, dans celle-ci, y mettre des chemises papiers, pour séparer en sous-sous-catégorie : contrat – factures.
Quelles sont les catégories de classement ?
Maintenant que tu as choisi le type de rangement, il faut faire le point sur les différents thèmes et catégories auxquels tu es concerné :
Immobilier : bail, titre de propriété, acte de vente, quittances de loyer, document de copropriété, factures de travaux…
Fournisseurs : contrats et factures d’électricité, d’eau et de gaz, contrat et factures de téléphone, contrats et factures d’entretien (chaudière, cheminée…), assurance habitation, prestataires maison…
Banque : contrats bancaires, relevés de comptes, contrats de prêts personnels ou immobiliers…
Impôts : déclarations de revenus, taxe d’habitation, taxe foncière…
Travail : contrats de travail, avenants au contrat, bulletins de salaire, documents Pôle emploi, formations, pension de retraite, documents d’auto-entreprise, diplômes…
Véhicule : facture d’achat et d’entretien, contrôle technique, assurance auto…
Santé : assurance maladie et maternité, archive de grossesse, mutuelle, carnets de santé, ordonnances, examens médicaux, compte-rendu d’opération, dossier d’accident du travail…
Famille : livret de famille, acte d’état civil, contrat de mariage ou de PACS, allocations familiales…
Enfants : documents scolaires, bulletins de notes, diplômes, assurance scolaire, documents liés à la garderie ou l’assistante maternelle…
Achats : factures et garanties des appareils électroniques, ménagers, de meubles…
Chaque document a une durée de conservation différente. Ainsi, le service public nous conseille des durées de conservation de document selon la catégorie. Ces délais sont prévus afin de nous permettre d’exercer nos droits de rétractation ou de réclamation. Il est donc important de prendre en compte ces durées au moment du classement et de la mise en place de son système d’archivage.
Lien vers le site du gouvernement, pour vérifier les durées minimales conseillées de conservation durant lesquelles il est prudent de stocker ses papiers !
Procéder au classement des papiers administratifs
Maintenant que tu as déterminé la méthode de rangement te convenant, le système d’arborescence adapté, ainsi que les catégories, tu vas pouvoir passer à leur classement.
Pour commencer, tu devras prévoir du temps pour trier et classer tes papiers / documents dans les supports choisis de rangement, par catégories. Ce premier travail va être laborieux, mais tu pourras vraiment te satisfaire du résultat, une fois l’optimisation terminée.
Ensuite, prévois un temps, chaque semaine par exemple, pour faire ce tri qui prendra que quelques minutes. En respectant le système d’organisation quotidien, le classement final se fera beaucoup plus rapidement.
À l’intérieur des pochettes, tu pourras procéder à un classement chronologique, du plus récent au plus ancien. Ainsi, en fonction des durées de conservation, le tri sera plus simple. De même, pour s’y retrouver facilement, je t’invite fortement à annoter ou bien étiqueter, de façon visible, tes supports de rangements. De cette façon, rapidement, tu retrouveras le dossier que tu cherches.
Passer au numérique pour faciliter le rangement
À l’heure du numérique, beaucoup de services publics proposent de recevoir ces documents de façon dématérialisée (impôts, banque, téléphone…).
Ainsi, tu peux opter pour cette solution dès que possible. Sur ton ordinateur, tu organiseras le classement par catégorie, de la même manière que pour tes papiers physiques. Je te conseille fortement, de les stocker également sur un disque dur, en doublon, si jamais tu es victime d’une panne informatique.
Attention néanmoins à avoir un système également facile d’usage au niveau informatique, car on peut vite s’y perdre. L’ère du numérique est une solution mais également un piège. L’encombrement existe aussi sur nos ordinateurs !
En résumé pour bien trier ses papiers administratifs
Je sais pertinemment que cette tâche, de trier et classer ses papiers, peut être désagréable, longue et fastidieuse. Que les papiers génèrent une source de stress ! Mais aussi que les papiers sont une véritable source d’encombrement des foyers et de nos charges mentales. Malheureusement, aucun secret de gestion des papiers existe hormis la régularité.
Trier et ranger tes papiers administratifs va donc te demander un vrai temps dédié la première fois, mais cet investissement te fera gagner du temps à l’avenir ! Et surtout cela te libérera l’esprit pour gagner en sérénité. Donc après avoir trouvé et mis en place une organisation qui te convienne, pense à maintenir une habitude hebdomadaire et mensuel pour la bichonner ! Et ainsi éviter de te noyer à nouveau dans la paperasse !
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